RTL Nederland maakt nieuw plan voor IT-werkplek op basis van gebruikersonderzoek

RTL Nederland wil een moderniseringsslag maken en de IT-werkplek beter laten aansluiten op de dagelijkse werksituatie van de diverse typen gebruikers. Maar hoe ziet deze nieuwe IT-werkplek er bij RTL uit? Wat zijn eigenlijk de behoeften van de werknemers van RTL Nederland?

Starten bij de IT behoeften van gebruikers

Eric ten Hoopen, IT manager bij RTL Nederland, legt uit: “Op dit moment hebben we een solide omgeving staan waar we bij wijze van spreken nog tien jaar op door kunnen werken. Maar dan worden we een goed functionerend eiland waar de maatschappelijke ontwikkelingen aan voorbij gaan. Wij zien dat mensen steeds vaker thuis werken en op verschillende manieren informatie met elkaar delen. We merken het nu al aan nieuwe jonge(re) medewerkers, die met hun MAC voor de deur staan met de vraag of ze ‘die en die’ applicatie kunnen krijgen. Om gericht in onze werkomgeving te investeren wilden we precies weten welke trends zich binnen ons bedrijf bewegen. Waar onze, of beter gezegd, de behoeften van de werknemers liggen. Een infrastructuur optimalisatie onderzoek sloot hier goed op aan.”

Infrastructuur Optimalisatie onderzoek

RTL Nederland heeft BRAIN FORCE gevraagd een routekaart op te stellen voor de toekomstige werkomgevingen met bijbehorende infrastructuur. Om te komen tot deze routekaart is een Infrastructuur Optimalisatie onderzoek uitgevoerd, dat bestaat uit: een enquête onder de medewerkers, een applicatiecompatibiliteitsscan en een Office 2010 documentenscan. Verder zijn er workshops gehouden met de systeembeheerders van RTL en is er een Proof Of Concept ingericht met Windows 7, Office 2010, Forefront en App-V.

Enquête ICT-behoeften

De enquête onder het personeel is een belangrijk onderdeel van het totale onderzoek geweest. Het heeft de behoeften van de werknemers met betrekking tot hun werkplek goed in kaart gebracht. Het onderzoek is in twee stappen uitgevoerd, naast de enquête voor gebruikers zijn er diepte-interviews gehouden. De enquête is samen met de IT-afdeling opgesteld, waarin specifieke onderwerpen op het snijvlak van werk en IT aan bod zijn gekomen.

Miranda Bollebakker, Projectmanager IT bij RTL Nederland: “Het was een behoorlijk omvangrijke enquête. Zo hebben we vragen opgenomen over de prestaties van de computer, papierloos werken, bereikbaarheid op het werk en privé, de vindbaarheid van informatie en de locatie waar mensen hun werkzaamheden graag verrichten. We hebben dat geprobeerd zo concreet mogelijk te maken aan de hand van voorbeelden uit de dagelijkse praktijk.”

“Ook veiligheidsaspecten komen aan bod,” aldus Miranda. “Zo zijn we er achter gekomen dat gebruikers vinden dat de veiligheid goed geregeld dient te zijn. Ze willen echter niet veel extra moeite doen om hun data of PC extra te beveiligen, zoals met extra wachtwoorden, of versleuteling van data.” Eric ten Hoopen vult aan: “En je komt er op deze manier ook achter dat heel veel al wel goed is geregeld. Dit stukje nuchterheid is belangrijk om de nieuwe functionaliteiten, die leveranciers bedenken op hun waarde te beoordelen.”

In totaal zijn er 600 enquêtes verstuurd, waarvan er 200 adequaat zijn ingevuld. Deze zijn evenredig over de organisatie verdeeld, zodat de resultaten representatief zijn. Ter verdieping en verrijking van de kwantitatieve gegevens zijn een zestal diepte-interviews met werknemers van de belangrijkste afdelingen afgenomen. Daarin is ingegaan op de enquête om daarmee meer duiding te krijgen van de resultaten en het beeld te completeren.

Miranda Bollebakker: “De combinatie van kwantitatieve en kwalitatieve informatie is erg nuttig. De kwantitatieve gegevens maken de behoeften concreet, terwijl de interviewverslagen inzicht geven in de overwegingen van gebruikers. We hebben erg veel positieve reacties op het proces gekregen. Mensen vinden het zinvol om betrokken te zijn en vertellen graag wat ze anders zouden willen zien. Voor ons als IT-afdeling is dat heel waardevol. Aangezien wij hun mening van begin af aan meenemen in het vernieuwingsplan, zorgt dat voor meer commitment vanuit het bedrijf bij deze verandering.”

Proof of Concept

Parallel aan de enquête is een proefopstelling ingericht met een nieuwe werkomgeving op basis van Windows 7, Office 2010, Forefront en App-V. Het doel van deze Proof of Concept was om gebruikers en beheerders kennis te laten maken met de nieuwste technologieën. Zij kunnen in de praktijk beoordelen wat de nieuwe omgeving voor hen kan betekenen.

Miranda Bollebakker: “Het was heel interessant om te zien dat werknemers direct met de nieuwe werkomgeving uit de voeten konden. Ook de beheerders werden betrokken bij het hele proces. Zij toonden aanvankelijk enige scepsis, heel gezond overigens wanneer je iets gaat loslaten waar je jaren mee werkt. Beheerders werden echter al snel steeds enthousiaster over de vele nieuwe functionaliteiten en begonnen te denken in mogelijkheden en kansen en niet langer in beperkingen.”

“Voor de gebruikers is er veel herkenning geweest. Zo staan nu bijvoorbeeld, net als thuis, alle applicaties gewoon in het startmenu in plaats van in een apart venster. Ook de mogelijkheid om op afstand te werken, zonder dat je daar veel voor moet regelen, viel in goede aarde.”

Applicatiecompatibiliteit en Office 2010 documenten

Naast het verkennen van nieuwe toepassingen is er ook een aantal controles uitgevoerd op de huidige omgeving. Een belangrijke daarvan is een applicatiecompatibiliteitscan om te meten of de belangrijkste applicaties bij RTL Nederland daadwerkelijk functioneren op Windows 7. Eric ten Hoopen: “Gelukkig hoeven we daar geen beren op de weg te verwachten. Op een paar kleine reparaties na, werken al onze applicaties naar behoren.”

Een tweede scan die werd uitgevoerd, betreft de Office documenten waar medewerkers informatie in opslaan. “Met een speciaal programma dat BRAIN FORCE heeft geïnstalleerd, worden alle documenten geïnventariseerd en wordt automatisch bepaald of er problemen zouden kunnen optreden als medewerkers deze straks met Office 2010 bewerken. Dit geeft het verloop van het project extra zekerheid. Als er iets niet klopt, kun je dat maar beter van tevoren weten,” vervolgt Eric ten Hoopen.

De eerste stappen richting de planning

De bevindingen en de resultaten van de enquête zijn gebundeld in een adviesrapport en zijn door de consultants van BRAIN FORCE aan de betrokkenen van de IT-afdeling gepresenteerd.

Eric ten Hoopen: “De presentatie had meer het karakter van een workshop, dan een voordracht. We hebben een zeer levendige discussie gehad met elkaar. Ik denk dat deze vooral zo constructief was, omdat iedereen er al vanaf het begin bij betrokken was. De resultaten zijn geen verrassing meer. Voor mij als manager is dat belangrijk, omdat we op die manier tijdens de workshop al enkele piketpalen geslagen hebben over wat we wel en niet gaan doen.”

De resultaten van de enquête zijn op twee manieren gepresenteerd. Eric ten Hoopen vervolgt: “We hebben eerst het verschil besproken tussen de huidige en gewenste werksituatie. Op veel punten was dit een bevestiging van wat we al wisten. We hebben het alleen nu zwart op wit staan en onderbouwd met feiten, dat discussieert een stuk constructiever. Wat eruit sprong was bijvoorbeeld de wens om makkelijker thuis te kunnen werken en op een meer eenvoudige manier onderling documenten te delen.” Miranda vult aan: “De meeste medewerkers hebben een mobiel apparaat. Er zijn behoorlijk wat smartphones en tablet PC’s in omloop als BlackBerry, iPhone en iPad, en iedereen wil graag toegang tot e-mail en agenda vanaf dit apparaat.”

Verfijning in de behoeften van de medewerkers is aangebracht, doordat de consultants van BRAIN FORCE de medewerkers van RTL in typen hebben ingedeeld. Zo werkt een ‘roadwarrior’ overal en nergens, soms op kantoor, soms in een hotel en heeft een ‘office worker’ behoefte aan een vaste werkplek op kantoor met incidenteel toegang tot e-mail.

“Door behoeften aan denkbeeldige typen te koppelen, maken ze het heel concreet voor je. Interessant is dat we nu per afdeling inzichtelijk hebben welke typen daar aanwezig zijn. Zo weten we hoeveel 'taakwerkers' en 'roadwarriors' er bij sales, de nieuwsredactie, het management en de productie aanwezig zijn. Opvallend is bijvoorbeeld dat medewerkers van RTL Nieuws een duidelijke behoefte hebben om op wisselende werkplekken te werken. Eén werkplek wordt dus door meerdere personen gebruikt en één persoon kan op verschillende plaatsen werken. De RTL Nieuws medewerker wil graag altijd over dezelfde applicaties en informatie beschikken, onafhankelijk van de werkplek waar hij werkt. Technologisch kunnen we daar nu mee aan de slag.”

Van enquête tot uitvoering

Aan elk type zijn vervolgens technologieën en werkplekconcepten gekoppeld. Eric ten Hoopen: “De bedoeling is dat we straks met een aantal basisbouwstenen de verschillende werkomgevingen kunnen opbouwen. We krijgen dan een mix aan werkomgevingen uiteenlopend van creatieven, die hun eigen PC meenemen, laptops voor de roadwarriors en krachtige werkstations voor mensen van het RTL Nieuws.”

“Ik denk dat het mooiste is dat we straks geen nee meer hoeven te verkopen of unieke oplossingen voor speciale situaties hoeven te maken, maar dat we al het gereedschap hebben om de werkplek precies aan te laten sluiten bij de gebruiker. Weten hoe we dat zouden moeten aanpakken was ons doel van dit onderzoek en dat is gelukt. We gaan nu vol vertrouwen de nieuwe fase in, die van de uitvoering.“

De aanpak van de Infrastructuur Optimalisatie Roadmap volgt het stappenplan van het Microsoft Solutions Framework. Dat is een methode om een project in fases op te delen en elke fase met een duidelijk eindproduct af te sluiten.

Miranda Bollebakker: “Het is een heel logisch stappenplan. Het voordeel voor mij als projectmanager is dat ik activiteiten van de PoC een-op-een in de agenda kon plaatsen zonder moeilijke vertaalslagen te maken. Elke stap is in detail beschreven, zodat we precies zien wat moet gebeuren en wie daarbij betrokken zijn.”

Eric ten Hoopen sluit af: “Natuurlijk kun je zo’n onderzoek in principe zelf uitvoeren. De reden waarom wij een externe partij hebben ingeschakeld, is dat dit voor een frisse wind zorgt en de behoeften ook de aandacht krijgen die ze verdienen. Bovendien vereist een gedegen onderzoek kennis van de materie en verwerking van de onderzoeksresultaten. Dat is niet bepaald onze kerncompetentie op de IT-afdeling. Het geeft ook een eerlijker beeld van de organisatie, dan wanneer je het zelf zou doen. Een externe consultant kan veel objectiever kritiek verwerken en mensen zijn ook opener.”

Over de POC omgeving

De Proof of Concept was een op zichzelf staande omgeving bij RTL Nederland op kantoor. De werklek was uitgerust met Windows 7, Office 2010 en met Forefront voor de beveiliging. De applicaties zijn gevirtualiseerd met Microsoft App-V. Aan de serverkant draaiden Windows Server 2008 R2, Exchange Server 2010 voor de e-mail en communicatie voorzieningen. De omgeving werd beheerd met System Center Configuration Manager.

Over RTL Nederland

RTL Nederland is een allround mediabedrijf en marktleider met vier televisiestations, RTL 4, RTL 5, RTL 7 en RTL 8, het themakanaal RTL Lounge, het nummer 1 radiostation Radio 538 en Radio 10 Gold. Het bedrijf vermaakt en informeert een breed publiek zeven dagen per week, 24 uur per dag op elk relevant platform. De zenders van RTL Nederland bieden populaire programma’s van eigen bodem, zoals ‘RTL Nieuws’, ‘RTL Boulevard’, groot amusement in het weekend en een grote variëteit aan buitenlandse films en series.

Met het marktleiderschap op radio en televisie, een onafhankelijke nieuwsorganisatie en snel groeiende activiteiten in digitale media met onder andere RTL.nl en RTL XL, is RTL Nederland een van de meest vooraanstaande en onderscheidende media- en entertainmentbedrijven van Nederland. RTL Nederland is een dochterbedrijf van RTL Group en maakt deel uit van het internationale Bertelsmann concern.

Meer informatie

Informatie over Infrastructuur Optimalisatie Roadmapping