Kuoni realiseert forse besparingen met wereldwijde standaardisatie
Hoe zorg je ervoor dat 8.000 medewerkers op 450 vestigingen in 27 landen op dezelfde wijze gaan werken met een uniform uitgevoerde IT-infrastructuur? Patrick Lamme, ICT-manager bij Kuoni, specialist in verre reizen, stond voor deze uitdaging en wist door standaardisatie aanzienlijke kostenbesparingen te realiseren.
Kuoni heeft vestigingen over de hele wereld. Deze werkten tot voor kort allemaal decentraal en op hun eigen manier, met eigen softwaresystemen. Ook heeft de reisorganisatie veel overnames achter de rug, waardoor een onoverzichtelijke ict-infrastructuur is ontstaan. In 2005 werd het besluit genomen dat de kantoren in de verschillende landen meer moesten gaan samenwerken en dat er een uniforme werkwijze moest komen. Lamme: ‘Hiervoor is het noodzakelijk dat ieder land gaat werken met een gestandaardiseerde omgeving. Om hierin keuzes te maken is eerst een pilot opgezet. Als voorbeeld hebben we het aantal toegepaste hardwaremerken teruggebracht van ruim tien naar twee.’
Bewezen methodiek
Voor de standaardisatie van de werkplekken en servers schakelde de voorganger van Lamme BRAIN FORCE in. ‘Hij wist dat je met BRAIN FORCE heel snel een standaard in kon voeren. Het feit dat Nederland een pilotland was binnen het project maakte de stap naar BRAIN FORCE heel eenvoudig. Zij hebben een bewezen methodiek die ons veel tijd heeft gescheeld in het hele traject.’
Kuoni standaardiseerde de inrichting van zijn desktops, laptops en servers met de ID-Suite van BRAIN FORCE. Lamme: ‘We zijn een internationale organisatie, dus het was ook belangrijk dat onze leverancier in alle plaatsen ter wereld ondersteuning kon bieden. BRAIN FORCE kan dat.’
Halvering aantal servers
Voordat de servers wereldwijd werden gestandaardiseerd voerde Kuoni eerst een consolidatieslag uit en werd het aantal applicaties verminderd. ‘Er wordt steeds meer in één server samengebracht door gebruik te maken van zware servers die meer applicaties naast elkaar kunnen hosten. Het is niet meer nodig om voor iedere applicatie of database een aparte server te hebben. De ontwikkelingen op softwaregebied zorgen ervoor dat verschillende applicaties die wij gebruiken nu op één server kunnen draaien terwijl dit voorheen niet mogelijk was’, vertelt Lamme. Kuoni brengt met de consolidatie het aantal servers wereldwijd terug van 1000 naar 500. Met tools van BRAIN FORCE worden alle servers uniform ingericht. ‘Deze consolidatie was mogelijk doordat we met BRAIN FORCE de basisinrichting hadden gestandaardiseerd. Dit bespaarde veel tijd, we kunnen nu voor álle applicaties centraal testen of deze goed draaien.’
Kuoni bespaart niet alleen op hardware. Door de standaardisatie is ook het beheer van zowel servers als werkplekken gecentraliseerd. Lamme: ‘In plaats van dat ieder land lokale technische specialisten nodig heeft, werken we nu met virtuele teams die verantwoordelijk zijn voor het serverpark van een bepaald werelddeel. Met standaard Microsoft-functionaliteit is beheer op afstand eenvoudig geworden. Onze IT-afdeling telt wereldwijd tweehonderd medewerkers. Hiervan waren er vijftig die met Microsoft-omgevingen kunnen werken. Door standaardisatie kunnen we dit terugbrengen. Dit scheelt fors in de kosten. Mochten er toch vragen zijn op bepaalde gebieden, dan kunnen we altijd terugvallen op de helpdesk van BRAIN FORCE.’
Beveiliging
Kuoni standaardiseerde ook alle security-toepassingen. Lamme: ‘We zijn overgeschakeld op één firewall-platform. Voorheen had ieder land een aparte Active Directory. Nu is er wereldwijd nog maar één die centraal wordt beheerd. Doordat we centraal alle uitgaande verbindingen beheren zijn de veiligheidsrisco’s minimaal. Vanaf iedere locatie wordt een verbinding gelegd naar een centraal WAN. Door consolidatie op bandbreedte besparen we hier aanzienlijk op communicatiekosten. Ook het uitvoeren van updates is een stuk eenvoudiger. Als er bijvoorbeeld een update is van onze antivirus software, wordt deze vanaf één locatie in Europa en één locatie in Azië gedistribueerd. We hebben centrale security richtlijnen opgesteld, zodat er binnen de hele organisatie op dezelfde manier met beveiliging wordt omgegaan. Dit gaat van het wachtwoordbeheer van de desktops tot de fysieke toegang tot de gebouwen.’
Kostenbesparing
Met standaardisatie bespaart Kuoni veel tijd en kosten: ‘Doordat we nu wereldwijd met dezelfde leveranciers werken kunnen we hogere volumekortingen bedingen. Het beheer een stuk eenvoudiger geworden. We hoeven nog maar op één plaats in de organisatie het wiel uit te vinden en niet in 27 landen’, besluit Lamme.
Profiel van Kuoni
Kuoni Travel Holding is één van de grootste reisorganisaties van Europa. Het bedrijf heeft wereldwijd 7502 werknemers in dienst. Het hoofdkantoor van Kuoni zit in Zurich. Het bedrijf heeft vestigingen in meer dan 30 landen, waaronder Nederland. De Nederlandse vestiging bestaat sinds 1996. Daarvoor was het bedrijf bekend onder de naam Special Traffic.