Praktijkervaring Workspace Manager van FloraHolland

Workspace Manager is een softwareoplossing die het mogelijk maakt om de ICT-werkplek aan te laten sluiten op de specifieke werksituatie van de gebruiker.

Jan-Maarten Brockhoff is al 10 jaar werkzaam op de IT-afdeling bij Bloemenveiling FloraHolland – voorheen de Bloemenveiling Aalsmeer. Hij vertelt over de praktijkervaringen van Workspace Manager bij FloraHolland.

Waarom werkt FloraHolland met Workspace Manager?

‘Werkplekbeheer is heel belangrijk voor ons. Als je dit slim uitvoert, dan is er een goede balans tussen de kracht en flexibiliteit van werknemers om productief te zijn, terwijl de IT-afdeling beschikt over de vereiste niveaus van controle, beheersbaarheid en beveiliging. Workspace Manager helpt ons hier bij ten aanzien van het beheer van de gebruikersprofielen en computerinstellingen. Het voordeel van Workspace Manager is dat standaardisatie van de werkplek nu eens niet ten koste gaat van de flexibiliteit.’

Wat is de functie van Workspace Manager bij FloraHolland?

‘Workspace Manager wordt gebruikt om het beheer van de werkplekken te vereenvoudigen. Het betekent efficiënter werken voor ons als IT-afdeling’, zegt Jan-Maarten Brockhoff. ‘FloraHolland gebruikt Workspace Manager primair om het aanloggen van de gebruiker in goede banen te leiden. Zo heeft iedere werkplek binnen het bedrijf dezelfde instellingen’, vervolgt hij. ‘Verder biedt Workspace Manager een grafisch eenvoudige manier om de instellingen te beheren en te veranderen, waardoor het een stuk gemakkelijker is om wijzigingen op de werkplekken van de gebruikers uit te voeren. Ze hoeven bijvoorbeeld niet meer uit te loggen en kunnen zonder problemen doorwerken.’

Welke toepassingen van Workspace Manager gebruiken jullie?

‘Je zou beter kunnen vragen welke toepassingen we niet gebruiken!’, lacht Jan-Maarten. ‘Nieuwe snelkoppelingen, nieuwe instellingen voor programma’s, zoals de huisstijl binnen MS Office en het gemakkelijk versturen van templates naar de gebruikers. Daarnaast laten we een aantal software-installaties en -updates van softwarepakketten verzorgen door Workspace Manager. Wat verder erg handig is, is dat we centraal een aantal specifieke zaken kunnen regelen voor de vestigingen verspreid in Nederland.‘

Het gros van de applicaties distribueert de IT-afdeling met Microsoft System Center Configuration Manager. Dat is speciale software om MSI’s en App-V packages te laten installeren.

Gebruikers merken niets van werkplekbeheer, omdat alles vloeiend verloopt

‘Elke werkplek van FloraHolland ziet er in de basis overal hetzelfde uit,’ zegt Jan-Maarten. ‘Gebruikers houden in de regel niet van veranderingen op werkplek. Het voordeel voor beheerders is dat zij een snellere time-to-market kunnen realiseren. Gebruikers merken er niets van; wijzigingen worden als het ware ‘onder motorkap’ uitgevoerd.’

Centraal werkplekbeheer van vestigingen verspreid over het land

FloraHolland is landelijk gefuseerd en heeft momenteel 5 vestigingen verspreid over het land. IT heeft ruim 2.700 werkplekken onder haar beheer. ‘We zijn niet primair een IT- bedrijf, maar een bloemenveiling. Maar IT wordt wel onderkend als een echte business enabler; zonder IT wordt er geen product geveild’, zegt Jan-Maarten Brockhoff.

FloraHolland ontwikkelt en beheert de software voor de veilingen zelf. “Maar wat geen kerncompetentie is, schaffen we aan. Zo hadden we vroeger een zelf ontwikkelde applicatie voor het werkplekbeheer. Op een gegeven moment loop je tegen de grenzen aan van wat je zelf kunt en de beschikbare tijd. Vandaar dat Workspace Manager een goede keuze voor ons is geweest.”

Het grootste deel van de infrastructuur bestaat uit de traditionele PC’s, waarbij steeds meer PC’s worden vervangen door Thin Clients, omdat deze aanzienlijk goedkoper zijn in beheer, onderhoud en qua licenties.

Met Workspace Manager overstappen van Windows XP naar Windows 7

‘We draaien nu Windows XP op de werkplek. In het najaar van 2011 zullen we overstappen op Windows 7 met Office 2010. We onderzoeken momenteel hoe we deze overstap slim met Workspace Manager kunnen maken,‘ aldus Jan-Maarten Brockhoff.

Wat zou je een ander bedrijf adviseren qua werkplekbeheer?

‘Ik denk dat geen enkel automatiseringsproces dichter bij de klant staat dan werkplekbeheer. Elke afdeling, elke gebruiker heeft te maken met de werkplek. Maar ook andersom: voor de juiste werking van de werkplek moeten bijna alle interne IT-processen goed functioneren. Goede communicatie in de breedste zin van het woord is daarom essentieel. Daarom moet je altijd flexibel zijn en goed luisteren naar de klant en de gebruikers. Zo min mogelijk ad-hoc oplossingen implementeren, maar structurele oplossingen. Houd je werkplekomgeving in de basis altijd gelijk en laat nieuwe functionaliteit ook altijd accepteren. Daarnaast is stabiliteit heel erg belangrijk: zorg altijd dat de werkplekken “veilig” zijn en rol Virusscanner Updates en Software patches tijdig uit. Maak de gebruiker nooit lokaal beheerder. Bij elke repeterende handeling moet je je afvragen of deze te automatiseren valt, dit zou in het hart van elke IT-er moeten zitten!’

Meer informatie