BRAIN FORCE bevordert samenwerking stadsdelen Amsterdam
Een aantal jaar geleden was Stadsdeel Slotervaart op zoek naar een middel om het beheer van de PC’s te verbeteren. Martin Daalmeijer, Hoofd Informatie en Automatisering bij Stadsdeel Slotervaart: ‘We hebben destijds offertes aangevraagd van een zestal bedrijven, waaronder BRAIN FORCE. Vanaf het eerste moment waren we behoorlijk gecharmeerd van het concept van BRAIN FORCE, wat bestond uit een uniforme werkplek inclusief centrale softwaredistributie en packaging van de applicaties.’
‘Drie jaar geleden zijn we gestart met het vormgeven en uiteindelijk invoeren van deze uniforme werkplek en we zijn erg blij met het resultaat. Zo hebben we een flinke kwaliteitsslag gemaakt op het gebied van beheer. Individuele calls die te maken hebben met de werkplek zijn bijna helemaal verdwenen. We zijn in staat een nieuwe werkplek binnen drie kwartier uit te rollen. Vroeger waren we met één enkele PC een dag of langer bezig. Doordat alles centraal wordt geregeld, kunnen we alles beter in de gaten houden. Voorheen kon iedereen bijvoorbeeld nog zijn eigen applicaties installeren, dat kan nu niet meer. Een groot pluspunt, ook voor ons licentiebeleid.’
Wiel niet opnieuw uitvinden
De goede ervaringen van Stadsdeel Slotervaart met BRAIN FORCE zijn niet onopgemerkt gebleven. Sinds een aantal jaar komen de hoofden Informatie en Automatisering van de stadsdelen Slotervaart, De Baarsjes, Geuzenveld-Slotermeer en Bos & Lommer regelmatig bij elkaar om te praten over IT-gerelateerde zaken.
Jeroen de Vries, Hoofd I&A en Hoofd Post en Archief zaken bij Stadsdeel de Baarsjes: ‘Omdat bij de ICT-afdelingen zoveel speelt, informeren we bij elkaar hoe de ander bepaalde zaken heeft geregeld. Zo hoeven we niet iedere keer het wiel opnieuw uit te vinden. Stadsdeel De Baarsjes is in een iets later stadium daarom ook gestart met de uniforme werkplek en we hebben geprofiteerd van de kennis en ervaring die Slotervaart al had opgedaan. Onze uniforme werkplek moet eind 2006 in gebruik zijn.’
Samenwerking stadsdelen
De samenwerking tussen de stadsdelen is volgens de twee ICT’ers uniek te noemen voor de gemeente Amsterdam. Daalmeijer:
‘Zo’n vijftien jaar geleden is er een decentrale slag gemaakt door het instellen van de stadsdelen. Nu zie je weer een centralisatieslag. De samenwerking is deels opgelegd en komt deels vanuit de stadsdelen zelf. Zo worden er bijvoorbeeld eisen gesteld aan verbetering van de beveiliging en daarvoor moet je als stadsdelen wel samenwerken. De beveiliging moet overal goed op orde zijn als je bijvoorbeeld persoonsgegevens gaat uitwisselen. Maar we zijn met z’n vieren ook de samenwerking aangegaan om kosten te besparen. Zo moeten alle softwarepakketten gepackaged worden en dat is een kostbaar proces. We proberen daarom onze ICT-omgevingen zoveel mogelijk op elkaar af te stemmen, zodat we met vier stadsdelen één package kunnen delen en zo dus ook de kosten delen. Je bent als stadsdeel niet verplicht om dezelfde applicaties en versies te gebruiken, maar je moet wel een erg goede reden hebben om af te wijken. Om tot packages van consistente kwaliteit te komen, is ook goede normering noodzakelijk. Alle werkplekken en servers van de vier stadsdelen voldoen aan deze normering.’
Meedenken
De Vries: ‘De samenwerking met BRAIN FORCE is erg goed. Zo denken ze goed met je mee. Het was een intensief traject omdat er veel tijd gaat zitten in het nadenken en overleggen met elkaar. Daar komt bij dat we als stadsdelen ook moesten groeien in onze professionaliteit. We gaan nu ook meer methodisch te werk. De samenwerking met BRAIN FORCE heeft in feite ook de samenwerking tussen de stadsdelen bevordert. Naast de producten en diensten die we afnemen van BRAIN FORCE, verzorgen ze ook de administratieve begeleiding, zoals het verrekenen van de kosten voor de packages. Het gaat om een heel pakket van werkzaamheden die de samenwerking voor de stadsdelen makkelijker maken. Zonder deze praktische hulp zou de samenwerking tussen de stadsdelen veel moeilijker zijn.’
In juli 2006 is er opnieuw voor een jaar een contract gesloten met BRAIN FORCE. Daalmeijer: ‘De samenwerking tussen stadsdelen en BRAIN FORCE wordt op dezelfde manier voortgezet. We laten alle MSI-packages in de Packaging Factory van BRAIN FORCE in Veenendaal maken. Daarnaast nemen we een aantal diensten af om de uniforme werkplek in stand te houden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan patches. Alle patches die we krijgen voor Windows XP en Office lopen allemaal via BRAIN FORCE. Het is daarbij belangrijk boven water te krijgen wat de impact van een wijziging is op onze omgeving. Door middel van gestructureerde besluitvorming, een goede impactanalyse en goed geteste en gedocumenteerde wijzigingen, behouden we optimale stabiliteit en beheerbaarheid.’
Digitalisering
De stadsdelen benadrukken dat de samenwerking met BRAIN FORCE niet betekent dat de IT-afdelingen met minder mensen kunnen werken. De Vries: ‘Bij De Baarsjes werken we met drie systeembeheerders en dat kan niet met minder. Als er iets gebeurt, moet er altijd iemand aanwezig zijn. Daarbij komt dat de automatisering de komende jaren naar een hoger platform wordt getrokken. Alle gemeenten moeten hun dienstverlening digitaliseren en dat is een tijdrovende klus. Doordat we minder tijd aan beheer kwijt zijn, kunnen we ons concentreren op deze ontwikkeling.’