Werken met SharePoint

Hoe faciliteert u de kennisuitwisseling in de organisatie? Microsoft SharePoint is een portalplatform voor alle typen medewerkers; managers, kenniswerkers, receptionisten, beleidsmedewerkers et cetera. SharePoint is te vergelijken met een honingraat; het biedt een community structuur waarin ieder individu zijn of haar bijdrage kan leveren, terwijl hij of zij real-time het overzicht behoudt over de resultaten.

Roadmap to SharePoint (and beyond)

De SharePoint oplossingen zijn veel omvattend. BRAIN FORCE heeft een Roadmap to SharePoint (and beyond) ontwikkeld om een gefundeerde keuze te maken welke onderdelen passen bij uw bedrijfsstrategie, gebruikersbehoeften, cultuur en ICT-infrastructuur. De Roadmap helpt u bij het vaststellen van de doelstellingen die de organisatie met het portalplatform wil bereiken. Het is een hulpmiddel om de gevolgen voor uw ICT-infrastructuur in kaart te brengen.

De Roadmap legt de basis voor een prettig werkbare SharePoint omgeving, die stapje voor stapje kan uitgroeien tot een virtuele desktop. Zo voorkomt u desinvesteringen in losse ICT systemen. De Roadmap kent diverse fasen, die afhankelijk van uw behoeften worden ingezet:

• Assessment
• Proof of Concept
• Planning
• Uitvoering

 

Voorbeeld van SharePoint als virtuele desktop
Voorbeeld uitsnede Infrastructuur Optimalisatie roadmap

 

Assessments

Onderscheidend aan de aanpak van BRAIN FORCE is de gebruikersgerichte benadering. Door vanuit de gebruiker te denken worden slimmere keuzes gemaakt, en wordt van begin af aan draagvlak gecreëerd voor het gebruik van SharePoint. Het doel van de assessments is om zichtbaar te maken waar binnen de organisatie het verbeterpotentieel gelegen is.

Met business assessments worden de sterktes en verbetermogelijkheden onderzocht voor samenwerken & communiceren, documenten delen en overal kunnen werken. Met technische assessments zoals een VDI-scan, een securityscan of datascan wordt de volwassenheid van uw ICT-infrastructuur onderzocht. Tevens toetsen we of de communicatie- en samenwerkingscenario’s voldoen aan de eisen ten aanzien van beschikbaarheid en veiligheid.

Business assessments

• Initiatiegesprek management: bepaling van de doelstellingen en de scope van de Roadmap.
• Persona-onderzoek: inventarisatie van functieprofielen door middel van onderzoek naar de werkwijze van gebruikers en hun behoefte aan communicatiemiddelen.
• Businessimpact onderzoek: beoordeling afhankelijkheid van uw organisatieprocessen met communicatie- en samenwerkingsprocessen.
• Factor-4 index: blootleggen verbeterpunten door middel van beoordeling huidige en gewenste situatie op vier organisatie aspecten: cultuur, techniek, inspiratie en organisatie.
• Visie en scope onderzoek: het opstellen van een precieze projectdefinitie met een globaal ontwerp.

Technische assessments

• Infrastructuurscan: vereiste netwerkomstandigheden, security policies, certificaten en scan van Active Directory voor koppelingen met online SharePoint diensten.
• Baselinescan: optimaliseren van toekomstige functionaliteiten door middel van het opstellen van een baseline van het huidige gebruik van communicatie- en samenwerkingsmiddelen.
• Datascan: meting van optimale opslag locatie van e-mail, spraak, video en chat.
• Documentscan: meting compatibiliteit van documenten in nieuwe productiviteitsapplicaties.

Workshops

De workshops hebben ten doel kennis aan u over te dragen over het gebruik en beheer van SharePoint. Het doel van de Proof of concepts is om samen aan de oplossing te boetseren en scenario’s uit te werken.

• Office 365: complete Office suite met Lync Online, SharePoint. Online, Exchange Online en Office WebApps.
• Lync On-premise: spraak, chat, audio en video.
• UAG voor single-sign-on.
• SharePoint on-premise: bedrijfsportaal voor samenwerken aan documenten.
• Exchange on-premise: platform voor e-mail.

Planning SharePoint

BRAIN FORCE helpt organisaties bij het opstellen van een plan van aanpak. Dit plan bevat een globaal ontwerp, de samenhang tussen de projecten en de resultaten van het eindgebruikersonderzoek. In het globale ontwerp worden de belangrijkste functies van het portalplatform vastgesteld, enkele voorbeelden zijn het documentencentrum, workflows uitwerken en informatie presentatie.

De selectie aan SharePoint projecten, en hun onderlinge samenhang met andere ICT-voorzieningen, staat weergegeven op een speciale routekaart. Dit vereenvoudigt het prioriteren, bewaken en sturen van de verschillende ICT-projecten voor u.

De resultaten van het eindgebruikersonderzoek worden kwantitatief en kwalitatief gepresenteerd. BRAIN FORCE maakt daartoe gebruik van zogenaamde persona’s; gebruikersbehoeften die gegroepeerd zijn in archetypische rollen.

Uitvoering van SharePoint projecten

BRAIN FORCE kan voor verschillende onderdelen in de Roadmap de verantwoordelijkheid nemen voor de uitvoering. Hierbij maken wij gebruik van de best practices uit het BRAIN FORCE Infrastructure Framework, waarmee we in korte tijd een kwalitatief hoogwaardige en goed gedocumenteerde omgeving kunnen opbouwen; in de huistijl van uw organisatie, met een documenten en projecten centrum, teamsites, mysites, enquêtes, takenlijsten, kalenders en zoekfunctionaliteiten.

Openheid

Wij zijn van mening dat het delen van informatie goed is. Waarom? Omdat delen en openheid zal resulteren in meer samenwerking tussen de verschillende disciplines binnen uw organisatie. Daarmee maken we het mogelijk om veranderingen en innovaties te initiëren met ICT.

Heeft u al SharePoint?

De Roadmap is uitermate geschikt om uw bestaande SharePoint omgeving verder te ontwikkelen. Het komt ook voor dat een omgeving wel is uitgerold maar niet goed functioneert. Het draagvlak is gering, overzicht ontbreekt en de functionaliteiten komen niet goed uit de bus. Daar weten wij wel raad mee. Wij kunnen in een dag het enthousiasme terug brengen.

SharePoint als een virtuele desktop

SharePoint kan aangeboden worden als een virtuele desktop. Gebruikers ervaren dan één platform waar alle ICT-middelen bij elkaar staan; applicaties, informatiestromen, documenten. Dit wordt op maat aangeboden door middel van aanpassingen in Active Directory en het instellen van audiences. Dit is de ‘next step’ in desktop delivery: elke medewerker heeft zijn eigen unieke portal, centraal aangeboden en beheerd.

Wanneer u de resultaten ziet, willen we dat u denkt: "Wow!"

Wij bespreken graag uw specifieke situatie.

Een telefoontje is voldoende: +31 (0) 318 560 360.

Download brochure Roadmap to SharePoint and Beyond