Gemeente Zaltbommel verhoogt stabiliteit IT-omgeving met Packaging Robot
Tijdsbesparing was niet het belangrijkste argument voor de gemeente Zaltbommel om te investeren in Packaging Robot. Een verhoging van de kwaliteit van de IT-omgeving wel. En dat is gelukt. ‘Als mensen de helpdesk gaan bellen om je te complimenteren, zegt dat genoeg,’ zegt Emiel de Bruijn, senior systeembeheerder bij de gemeente.
Veranderende overheid
De IT-omgeving van gemeenten is aan grote veranderingen onderhevig. Overheden moeten steeds klantgerichter gaan werken. ICT speelt daarin een belangrijke rol. Zo moeten in het kader van de digitale overheid alle gemeenten een digitaal loket inrichten, waar burgers allerhande diensten via internet kunnen afnemen. Naast deze structurele ontwikkeling moeten applicaties regelmatig worden aangepast als gevolg van wetswijzigingen. Al met al betekent dit nogal wat voor het ICT-beleid.
Bij de gemeente Zaltbommel wordt het ICT-beleid uitgestippeld door beleidsmedewerker ICT, Marijke ten Hoeve. ‘Het is mijn taak vooruit te kijken en de strategie te bepalen. Dat is vaak moeilijk, omdat je als gemeente afhankelijk bent van wat er in Den Haag wordt besloten. Dit betekent dat ik de ICT-omgeving zo open en flexibel probeer te houden, zodat we ons makkelijk kunnen aanpassen aan wetswijzigingen en ook kunnen meegaan in de ontwikkeling naar steeds klantgerichter opereren.’
Stabiele IT-omgeving cruciaal
Cruciaal daarbij is een stabiele IT-omgeving. En daar kon nog wel wat aan verbeteren, vertelt De Bruijn, senior systeembeheerder. ‘Twee jaar geleden zijn we verhuisd naar een nieuw pand aan de A2. Dat betekende een nieuw netwerk en nieuwe pc’s op alle werkplekken. Een forse stap vooruit ten opzichte van de situatie in ons oude kantoor. De applicaties verhuisden echter ongewijzigd mee, daar verbeterde niets aan.’
Brandjes blussen
Van de meer dan 200 applicaties die bij de gemeente draaien, werden er circa 80 geautomatiseerd aangeboden. De hiervoor noodzakelijke MSI-packages waren gemaakt door De Bruijn en zijn collega, die hierbij allebei een eigen werkwijze hanteerden. Doordat de werkwijze niet uniform was, verschilden ook de MSI-bestanden.
‘Onze IT-omgeving is nu solide. We hebben applicaties waar veel problemen mee waren opnieuw gepackaged met Packaging Robot, waardoor ze nu stabiel zijn.’
Documentatie werd door tijdgebrek vaak niet geschreven, of heel summier. Het gevolg was dat de MSI-bestanden van wisselende kwaliteit waren. En dat merkte De Bruijn in zijn dagelijkse werk maar al te goed. ‘Er waren vrij veel storingen, de telefoon op de helpdesk rinkelde constant. Een groot deel van onze tijd ging op aan brandjes blussen.’
Packagen op basis van het inwoneraantal
Daarom stond de gemeente best open voor een gesprek met BRAIN FORCE. Ze hadden al snel in de gaten dat Packaging Robot hun problemen zou kunnen oplossen. Na een demo waren ze om. De Bruijn: ‘BRAIN FORCE heeft veel grote bedrijven en grote gemeenten als klant. De prijs van Packaging Robot is afgestemd op het aantal applicaties dat je gaat packagen. BRAIN FORCE heeft voor de kleinere gemeenten (minder dan 50.000 inwoners) een adequaat prijsmodel ontwikkeld. Dit prijsmodel is gebaseerd op het aantal inwoners van een gemeente. Zodoende zijn wij als gemeente Zaltbommel in staat geweest om Packaging Robot te gaan gebruiken. Als relatief kleine gemeente hebben we een beperkt ICT-budget. We hebben echter wel ongeveer hetzelfde aantal applicaties in gebruik als een grote gemeente, we voeren immers dezelfde taken uit.’
Kwaliteitsslag
Inmiddels werkt de gemeente een klein jaar met Packaging Robot. De ervaringen zijn zeer positief. De systeembeheerders boeken forse tijdwinst op het packagen. De Bruijn: ‘De software werkt zeer intuïtief, op dezelfde manier als hoe je thuis een applicatie op je pc installeert. Een kind kan de was doen. Laatst heb ik het onze junior systeembeheerder voorgedaan en hij kan het nu ook. Dat was vroeger ondenkbaar, je had er diepgaande kennis voor nodig.’ De kwetsbaarheid van de IT-afdeling en afhankelijkheid van individuele specialisten is fors afgenomen.
Solide desktopbeheer
Ten Hoeve: ‘Onze IT-omgeving is nu meer solide. We hebben de applicaties waar veel problemen mee waren opnieuw gepackaged met Packaging Robot, waardoor ze nu stabiel zijn. Systeembeheerders zijn minder druk met het oplossen van storingen. Zij kunnen zich richten op taken die de kwaliteit van de ICT-voorzieningen ten goede komen in plaats van het blussen van brandjes.’
Gebruikerstevredenheid
Een grote kwaliteitsslag werd gemaakt bij een ingrijpende reorganisatie, die in het voorjaar van 2007 plaatsvond. De Bruijn: ‘Hierbij moesten veel applicaties op andere pc’s worden geïnstalleerd. We besloten van dat moment gebruik te maken door alle slecht functionerende applicaties opnieuw te packagen met behulp van Packaging Robot.’ Toen iedereen op zijn nieuwe werkplek zat, merkten gebruikers al snel het verschil. De beschikbaarheid van applicaties is fors toegenomen. ‘Dat gebruikers nu de helpdesk bellen om je te complimenteren, zegt genoeg,’ aldus De Bruijn.
Profiel van de Gemeente Zaltbommel
De gemeente Zaltbommel is op 1 januari 1999 ontstaan door een samenvoeging van de voormalige gemeenten Brakel, Kerkwijk en Zaltbommel. Door de gunstige ligging van de gemeente in het hart van Nederland, aan de A2, het spoor en de rivieren de Maas en de Waal, biedt de gemeente goede woon- en werkmogelijkheden. De gemeente vormt een onderdeel van de Bommelerwaard en ligt in het Gelderse Rivierengebied. Sinds 1 januari 2007 telt de gemeente 26.205 inwoners.